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合同存档管理办法

编制外合同的管理,是否与编内的待遇相同?

编制外合同的管理,是否与编内的待遇相同?

没有

加强企业内各类合同的管理,防范经营风险,有必要采取以下措施:

一,小一点的企业由办公室或综合管理部,企业大一点的应设立法务部,聘请律师和法律专业人士负责本企业的法律事务,对企业合同、协议进行归口管理。

二,制定企业合同管理规定或办法。从合同的条款要件要求、合同分类、拟定部门、审核、批准、履行、跟踪、防范措施、补救以及失职、渎职等处理都应作详细规定。

三,合同管理应做到事前(拟定合同或走审批流程时)防范,事中跟踪(合同履行中的情况),事后补救(合同发生违约)。

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制作应用前,整个应用结构功能设想应如下所示:

整体阵容非常简单:包括确定自我身份的【合同类别】;提供战斗对象的【机构管理】;负责主攻的【合同管理】,负责助攻的【标准合同文库】。

下面我们正式制作应用:


1、自我身份确定—【合同类别】:

包括如下图所示的「新增合同类别」表单,以及以此表单为数据源的两个报表,实现:将所有合同类别以编号的形式录入到应用中,并随时查询。

实现过程:上图「新增合同类别」只用了简单的文本控件,两个报表的制作没什么差别,区别是「合同类别信息查询」中增加了条件查询功能,方便他人查询的同时隐藏一些数据。这个文件夹操作难度很低,大家可对应模板自行搭建。

2、战斗对象—【机构管理】文件夹:

新建表单、报表如下图所示,和上面合同类别管理的整体结构基本一致,区别只在于其中的「新增机构」内容更丰富些:

其中基本都是简道云最基础的文本、日期、附件等控件,稍微复杂一些的则用到了简道云子表单控件,其设置步骤如下:

3、主攻—【合同管理】:

制作如下图所示的表单,以及以该表单为数据源的报表,整体关系及结果如下图所示(向上箭头表示表单,循环箭头表示报表):

「新增合同」表单录入包括合同编号、合同类别等基本信息,表单中需要注意的是子表单数据的运算,需要用到SUM函数,SUM(合同内容·合同金额)即表示合同内容子表单中合同金额字段的数据之和。

同样,在「合同付款」、「合同收款」表单中,也都用到了SUM函数,如下图所示:

此外,这里分享一个大家常用的功能:在合同有效期当天自动发送提醒。以「新增合同」为例,先注意该表单为普通表单,并用日期时间控件新建合同有效日期。

接着切换到“表单设置”模式,打开推送提醒,作如下设置,被提醒人即可在合同有效日期当天9:00收到邮件/微信提醒:

关于以四个表单为数据源的四个报表,全部是用了简道云的数据表来展现,比较简单,而合同信息查询则是通过多表关联来显示上面四个表单的所有信息:

4、助攻—【标准合同文库】文件夹:

支持分类上传、查询各种类型的合同模板,一目了然。

以上就是一个简单合同管理应用的制作过程,希望能帮到你。

目前由于合同管理本身涉及程序多、企业类型庞大等原因,在实际执行中会面临以下问题:信息不顺畅、整理效率低、流程执行慢、管理工作大、法律风险高、事后查询难。

泛微OA系统针对企业合同管理的困境直击要害,构建了以合同管理为主线的“全生命周期的合同管理体系”,合同信息完整记录,让审批有据可循。

合同管理功能展示:

1、合同管理——流程管理便捷规范

(1)合同起草:将合同流程电子化,建单后直接生成合同台账,借阅审批时间。

(2)合同台账:台账内清晰显示合同类型、金额、时间等信息,合同状态一目了然。

(3)收款合同:点击收款合同台账,可以在合同卡片上直接查看合同基本信息、收款信息、开票信息。

(4)付款合同:点击付款合同台账,合同基本信息、付款信息、开篇信息清晰记录在内。

2、合同履约——信息实时更新

(1)开票申请:审批通过,自动生成“开票记录”,合同卡片中的“开票信息”(“已开票金额”、“未开票金额”和“已开票比例”)同步更新。

(提交申请——出纳开票——审批结束——形成开票记录)

(2)收款登记:收款无需审批,由财务直接登记,系统自动生成“收款记录”(“应收金额”、“已收金额”、“未收金额”和“已收比例”)

(3)付款申请:审批通过后,系统自动生成合同付款记录(应付金额”、“已付金额”、“未付金额”和“已付比例”)

(4)合同变更:合同变更只允许变更付款条件以及合同金额,需审批。

审批同意后:

1. 形成变更记录;

2. 更新合同卡片中的付款条件、付款金额以及对应的收款信息、付款信息和开票信息。

(5)合同终止:合同管理员操作,需审批,审批同意后,将合同的装填进行了变更。置为“异常终止”状态下的合同,无法开票、无法收款、无法付款、无法变更和借阅。

(6)合同借阅:此借阅为纯粹的记录,不做任何自动共享功能,借阅类型分为原件、复印件和电子版。

泛微通过OA办公系统业务建模引擎实现“合同全生命周期管理”:高效管理,避免繁琐手工操作,让审批便捷、规范;减少坏账,避免因为信息不畅通导致的坏账和亏损;技术支持,灵活定义报表,协助管理人员轻松应对。

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1. 合同内容不够严谨

合同内容不够严谨主要表现为以下几个方面:

(1)合同文字不严谨。不严谨就是不准确,容易发生岐义和误解,导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效的合同,应当体现双方的真实意思。而这种体现只有靠准确明晰的合同文字。可以说,合同讲究咬文嚼字。

(2)只有从合同而没主合同。主合同是指能够独立存在的合同。从合同是指以主合同的存在为前提才能成立的合同。没有主合同的从合同是没有根据的合同,是“无源之水”,而“无源之水” 是不存在的。

(3)合同条款不全面、不完整,有缺陷、有漏洞。常见漏掉的往往是违约责任。有些合同只讲好话,不讲丑话,只讲正面的,不讲反面的,一旦发生违约,在合同中看不到违约如何处理的条款。

2. 合同签订后没有进行合同交底

很多单位在签订合同时,公司总部一级都很重视,但一旦合同签订后,对合同分析和合同交底往往不够重视,甚至忽视了这项工作,合同签订与合同执行脱节,致使合同往往被锁在文件柜或项目负责人的抽屉内,其它人员只知其相关工作职责,而对合同总体情况知之甚少,甚至完全不了解合同的具体内容,给日后的合同纠纷埋下了隐患。

3. 合同执行过程中忽视变更管理

应变更合同的没有变更。在履约过程中合同变更是正常的事情,问题在于不少负责履约的管理人员缺乏这种及时变更的意识,结果导致了损失。合同变更包括合同内容变更和合同主体变更两种情形。合同变更的目的是通过对原合同的修改,保障合同更好履行和一定目的的实现。

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合同管理贯穿整个工程生命周期,合同管理控制内容从工程投标到中标,到履约,结算索赔整个周期。

在合同管理中,不断细化合同条款,保证合同管理规范到位,降低成本,争取利益最大化。下面我着重从着几个方面,谈下如何提高合同管理效能。

1、加强合同知识学习,严格合同管理。

在工程项目管理过程中,进入工地,项目经理先看合同,技术总工先看图纸,所以,参与项目建设的每个人,要对合同内容清楚,理清合同内容,我们要干那些,目标是什么。对于商务,技术部分要进行合同交底。

2、建立动态管理,深化过程控制,制定风险预警防范。

工程管理是一个系统工程,根据项目进展,许多内容是不断变化的,在动态管理中,做好阶段控制,制定出完善的风险机制,提升管理水平。

3、保持良好沟通,提高管理技巧。

项目组织机构各部门的沟通尤为重要,技术部门提供计划,物资部门核实资料库存,合同部门审核材料供给方。通过会签,及时沟通,避免一些材料闲置,资金占用等。

4、制定计划,定期检查排查,进行考核。根据建造合同,制定项目管理计划,年度计划,季度计划,每月检查,进行考核。

5、不断整改,实现效能监察。

通过检查,和计划进行对比,发现问题,及时解决问题,杜绝问题累积。

6、及时收集资料,进行数据分析。

通过各检查的资料,统计相关数据,进行数据分析,制定后续工作要点和纠偏措施。

通过这样方式,提高合同管理效能,提升管理水平,在工程项目管理过程中,使项目有个良好的经营与履约。

由于合同管理本身涉及的程序繁多、企业类型庞大等原因,在实际管理过程中往往不尽人意,传统的手工合同管理将会产生反馈时间长、合同信息乱等问题,这将为企业管理带来障碍。

合同管理的难点:信息不顺畅、整理效率低、流程执行慢、管理工作大、法律风险高、事后查询难

针对以上问题泛微OA系统e-cology8.0直击要害,形成了以合同管理为主线的“全生命周期的合同管理体系”,使合同信息完整记录,让审批有据可循。

通过合同立项、签订、履行、完成四大流程,在国家法律规律的支持下将合同管理实现线上规范化管理;将合同从签署、批审、付款、变更、借阅到终止等多级操作整合管理,实现客户档案、财务档案、合同档案、借阅档案的有效记录。

“合同全生命周期管理”避免繁琐手工操作,让审批更加便捷、规范,避免因为信息不畅通导致的坏账和亏损,灵活定义报表,协助管理人员轻松应对。

(↑合同全生命周期管理架构)

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